공무원 공문 작성 A to Z (2편)

🖋 공문서, 어떻게 써야 잘 썼다고 할까?
📌 “기본 원칙 + 문장 구성” 실무 적용편

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✅ 1. 공문서는 무조건 전자문서로!

공문서 작성은 기본적으로 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 통해 전자적으로 처리하는 것이 원칙입니다.
이것은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행령」 제5조에 명시되어 있어요.

처리 단계전자화 원칙 여부

기안, 검토, 결재	✅ 예
등록, 시행, 보관	✅ 예
접수, 배부, 공람	✅ 예

 

📌 실무 팁: 전자결재로 등록했는데도 종이로 출력해 재결재 요구하는 관행은 지양해야 합니다!

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🧭 2. 공문서 작성 5대 원칙

공문은 다음 다섯 가지 원칙을 반드시 따라야 합니다. 이는 국민과의 소통을 위한 기본 매너이자, 법적 요건입니다.

원칙설명

① 어문규범 준수	한글 맞춤법, 표준어 규정 등 지켜야 함
② 한글 사용 원칙	특별한 사유 없이 한자·외국어 지양
③ 이해하기 쉬운 용어 사용	행정용어 순화어 적극 활용
④ 간결하고 명확하게	문장 길이 짧게, 중복 표현 피하기
⑤ 국민친화적 표현	명령조·고압적 표현 금지, 친절한 톤 유지

 

📌 예시

• ❌ “귀 기관의 협조가 요구됨을 알립니다.”
• ✅ “○○ 사안과 관련하여 협조 부탁드립니다.”

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✍️ 3. 공문 문장 구성, 이렇게 하세요!

공문은 기본적으로 간결함과 명확성이 생명입니다. 복잡한 문장은 행정 신뢰를 떨어뜨릴 수 있어요.

🔶 문장 구성의 4단계

단계설명예시

① 주어	명확히 누가	○○부는
② 동사	어떤 조치를	시행함
③ 목적어	무엇을	민원서비스 개선방안을
④ 부가정보	배경, 사유 등	국민 요구 증가에 따라

 

📌 잘못된 예

• ❌ “본 건에 대해 적극적 협조가 요구됨.” (주어 없음, 수동 표현)

📌 개선 예

• ✅ “○○부는 민원인의 편의를 위해 행정서비스 개선을 추진하고자 합니다.”

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🛑 4. 자주 틀리는 표현, 이렇게 바꾸세요

잘못된 표현올바른 표현이유

검토바랍니다	검토해 주시기 바랍니다	존중 표현 필요
협조바랍니다	협조해 주시기 바랍니다	명령조 지양
~사항임	~사항입니다	평서형 마무리 권장
관계기관의 협의가 요구됨	관계기관과 협의가 필요합니다	수동→능동 전환

 

💡『공공언어 바로쓰기』(국립국어원) 참고 + '온나라 문서시스템'의 공문서 용어점검 기능 적극 활용하세요!

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💡 실무 적용 사례

사례 1) 이해하기 쉬운 용어로 바꾸기

• ❌ “귀 기관의 사전 통지를 희망합니다.”
• ✅ “미리 알려주시면 감사하겠습니다.”

📌 대상자가 ‘일반 시민’일 경우 특히 쉬운 말로 바꿔주세요!

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사례 2) 구조가 긴 문장 나누기

• ❌ “본 기관은 관내 행정서비스의 효율화를 위한 방안을 검토한 결과, 민원 처리 절차 간소화와 관련 부서 간 업무 연계 체계를 통합 관리하는 방안이 타당하다고 판단되어 이를 시행하고자 하오니 협조 바랍니다.”
• ✅ “○○기관은 행정서비스 효율화를 위해 다음과 같은 방안을 추진합니다.
  ① 민원처리 절차 간소화
  ② 부서 간 업무 연계 통합
  이에 대한 협조를 요청드립니다.”

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📚 다음 편 예고:

📘 3편 – 실무자 필수! “공문서 종류별 작성 요령”
👉 지시문서·고시·공고·민원문서 각각 어떻게 다를까?