공무원 공문 작성 A to Z (3편)

📄 “이건 지시문서야? 민원문서야?”
📌 공문서 종류별 작성 요령 완전 정복!

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✅ 1. 공문서, 이렇게 나뉩니다

공문서에는 다양한 유형이 있지만, 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」에 따라 크게 여섯 가지로 분류됩니다.

유형설명대표 예시

법규문서	법령·조례·규칙 등 규범 제정	시행령, 조례, 훈령 등
지시문서	상급기관 → 하급기관 명령	훈령, 지시, 예규, 일일명령
공고문서	일반에 알리는 문서	고시, 공고
비치문서	내부 참고용으로 비치	대장, 카드 등
민원문서	민원이 요구하거나 처리한 문서	허가신청서, 진정서, 회신문 등
일반문서	위 외에 모든 문서	회보, 보고서, 협조요청문 등

 

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✍️ 2. 지시문서 – “명령은 명확하게!”

지시문서는 상급기관이 하급기관에 명확한 의사전달을 위해 발행하는 문서입니다. 모호하거나 애매한 표현은 피해야 하며, “지침”으로서 역할을 합니다.

대표 문서 유형

종류특징작성 팁

훈령	장기적이고 포괄적	목적·적용대상 명확히 기재
지시	개별적·구체적 사안	구체적 행동 지시 포함
예규	반복되는 업무처리 기준	관련 법령·양식 반드시 첨부
일일명령	당직, 휴가 등 단기 사안	날짜와 명령사항을 간결히 기재

 

📌 예시

✅ “각 부서는 2025. 7. 10.까지 민원 처리계획을 수립하여 기획예산과에 제출 바랍니다.”

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📣 3. 공고문서 – “국민이 알 수 있도록!”

고시와 공고는 국민에게 일정한 사항을 ‘공적으로 알리는’ 문서입니다. 가장 중요한 건 명확한 날짜, 대상, 효력발생일을 빠짐없이 적는 것입니다.

구분고시공고

성격	법령 근거 있어야 함	일반 안내 수준 가능
예시	도시계획 결정 고시	주민설명회 안내 공고

 

📌 예시

✅ “○○시 도시계획시설(주차장) 결정(변경)에 관한 사항을 「국토의 계획 및 이용에 관한 법률」 제30조에 따라 다음과 같이 고시합니다.”

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🧾 4. 민원문서 – “국민 중심 문서”

민원문서는 행정기관이 국민으로부터 어떤 ‘요구’를 받고, 이를 ‘처리’하는 과정을 담습니다. 형식과 절차를 반드시 지켜야 하며, 처리기한과 회신문 방식도 명확히 해야 합니다.

작성 시 유의사항설명

접수번호 기재	민원 처리 흐름 추적에 필수
근거 법령 명시	행정절차의 투명성 확보
회신기한 표기	예: “7일 이내 회신 예정” 등
이해하기 쉬운 표현	어려운 행정용어는 피하기

 

📌 예시

✅ “귀하가 2025.5.21. 제출하신 ○○신청서에 대하여 검토한 결과, 관련 규정에 따라 허가가 어려움을 안내드립니다.”

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📂 5. 일반문서 – “가장 많이 쓰는 문서!”

보고서, 회보, 협조문 등은 대부분 일반문서에 해당합니다. 가장 자유롭지만, 그만큼 품질 편차가 크기 때문에 문장구성과 정보 배치에 더욱 신경 써야 합니다.

일반문서 구성 3단계

1. 도입 – 작성 배경, 목적
2. 본론 – 주요 내용, 조치사항
3. 결론 – 요청사항, 문의처 등 안내

📌 예시

✅ “[협조 요청] ○○사업 추진 관련 주민설명회 안내자료 작성 건”

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💡 실무 적용 팁

실수올바른 작성법비고

“지시”인데 요청조처럼 작성	명확한 행동 지시 필요	권한관계 명확히
공고에 효력발생일 누락	반드시 명시	“○일 이후 효력 발생”
민원 회신에서 전문용어 남용	쉬운 용어 사용	예: ‘처분’ → ‘결정’
일반문서 제목이 추상적	핵심 키워드 포함	예: “○○건 협조요청”

 

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📚 다음 편 예고:

📘 4편 – "결재 잘못하면 책임도 따른다!"
📌 결재권자, 협조자, 검토자… 역할별 결재 체계 정리